Zásady zpracování osobních údajů v podpisové aplikaci
Účinné od 22. 9. 2026
1. Správce
Správcem osobních údajů je ELEMENTZ MH advokátní kancelář s.r.o., IČO 29679214, se sídlem náměstí I. P. Pavlova 1785/3, 120 00 Praha 2 (ELEMENTZ LEGAL, dále „kancelář“). Kontakt pro otázky osobních údajů: info@elementz.legal.
2. Jaké údaje zpracováváme
- Údaje zadané kanceláří: jméno, e-mail a případně telefonní číslo podepisujícího, dokumenty k podpisu.
- Údaje z Bank iD (jen u podpisu přes Bank iD, se souhlasem uděleným v Bank iD): jméno a příjmení, datum narození, e-mail, telefonní číslo a identifikátor uživatele v Bank iD. Bank iD kromě toho vloží do podepsaného dokumentu certifikát s jménem podepisujícího.
- Nakreslený podpis (jen u tohoto způsobu podpisu): obraz podpisu.
- Auditní záznam: časy odeslání, otevření a zobrazení dokumentů, potvrzení, podpisu či odmítnutí, IP adresa, identifikace prohlížeče, důvod případného odmítnutí.
3. Účely a právní základ
- Uzavření a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — podpis dokumentů, jejichž stranou podepisující je.
- Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) — identifikace a kontrola klienta podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, a vedení advokátního spisu podle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii.
- Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — prokázání, kdo, kdy a jak dokument podepsal, a ochrana práv kanceláře a jejích klientů.
4. Příjemci a zpracovatelé
- Bank iD a.s. a banka podepisujícího — ověření totožnosti a vytvoření elektronického podpisu; Bank iD při tom dočasně zpracovává podepisovaný dokument. Bank iD a banka jsou samostatnými správci podle svých zásad.
- Poskytovatel serverové infrastruktury, na které aplikace běží (v EU).
- Poskytovatel e-mailových služeb kanceláře (pozvánky, potvrzení, podepsané dokumenty).
- SMSbrána.cz — zaslání hesla k dokumentům SMS, pokud ho kancelář tímto způsobem posílá.
- Ostatní strany téhož dokumentu — obdrží podepsaný dokument včetně protokolu o podpisu.
Údaje nepředáváme mimo Evropský hospodářský prostor.
5. Doba uložení
Dokumenty a auditní záznamy jsou v aplikaci uloženy do dokončení podpisu a poté po dobu nastavenou kanceláří, po které se automaticky smažou. Podepsané dokumenty a protokol o podpisu kancelář uchovává v advokátním spisu po dobu stanovenou předpisy o advokacii a o opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (zpravidla 10 let od skončení věci či obchodního vztahu).
6. Vaše práva
Máte právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz (není-li dána povinnost je uchovat), omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu. Svá práva uplatníte na info@elementz.legal. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).
7. Zabezpečení
Aplikace je dostupná jen přes šifrované spojení (HTTPS), dokumenty jsou přístupné pouze přes osobní odkaz podepisujícího (případně s heslem, přístup se po opakovaném zadání nesprávného hesla zablokuje) a pracovníkům kanceláře po přihlášení. Advokáti a zaměstnanci kanceláře jsou vázáni povinností mlčenlivosti.